Filial tem contrato social? Quem decide abrir a unidade e quando vale mais uma nova sociedade

A segunda loja ou o escritório em outro estado deixou de ser plano, e vêm as perguntas: a unidade precisa de outro contrato social? Quem decide abri-la? Uma dívida dela alcança a matriz? E se o gerente da operação quiser ser sócio só dela?

Este artigo explica o que a filial é, como ela é aberta, quem decide, quem a gerencia, quem responde pelas dívidas e quando a unidade pede outra estrutura.

Não. A filial é um estabelecimento da sociedade, e não outra sociedade. Ela usa o nome empresarial e o contrato social da empresa, e tem de próprio só os cadastros que o fisco e o município pedem para cada endereço:

O número de ordem é o trecho do CNPJ depois da barra: em geral, 0001 é a matriz, e as filiais seguem 0002, 0003 e assim por diante. Desde julho de 2026, com o CNPJ alfanumérico, a filial nova pode ter número de ordem com letras, sem mudar a raiz (IN RFB 2.229/2024).

Por alteração do contrato social ou, se o contrato autorizar, por decisão escrita do administrador, arquivada na Junta Comercial da sede. Se a filial fica em outro estado, ela também é inscrita na Junta de lá.

As duas vias estão no manual de registro da limitada do DREI (Anexo IV da IN DREI 81/2020), e em 2023 o DREI lembrou às Juntas que a abertura pelo administrador autorizado no contrato dispensa a alteração contratual (Ofício Circular SEI 124/2023/MDIC). A alteração contratual, por si só, não obriga a consolidar o contrato; quando a consolidação é exigida, o tema é de contrato social consolidado.

A inscrição na Junta do outro estado leva a prova da inscrição da sede, e a abertura é anotada (averbada) na Junta da sede (art. 969 do Código Civil). Na sociedade simples, registrada em cartório, conta o cartório, e não o estado: a filial na área de outro Registro Civil de Pessoas Jurídicas, ainda que no mesmo estado, é inscrita também nele e averbada no cartório da sede (art. 1.000).

Depende do contrato social. Se ele delega a abertura ao administrador, este decide; se não delega, a abertura passa por alteração contratual, que, na limitada, é aprovada por sócios com mais da metade do capital, salvo quórum maior no contrato (arts. 1.071, V, e 1.076, II, do Código Civil, com a redação da Lei 14.451/2022).

A delegação dá agilidade, mas faz o administrador decidir sozinho algo que compromete a empresa inteira: locação, equipe e dívidas da unidade. Os limites de quem administra estão em sócio administrador.

Por isso, o sócio minoritário que não administra pode querer que a abertura dependa dos sócios acima de certo investimento, prazo de locação ou número de empregados, com quórum que inclua o voto dele. O contrato também pode dizer se o fechamento segue o mesmo caminho. Quando a decisão cabe aos sócios, segue o rito de reunião de sócios.

Quem administra é o administrador da sociedade; o responsável pela unidade costuma ser um gerente, com os poderes que a empresa lhe dá.

O Código Civil chama de gerente quem atua de forma permanente em nome da empresa, na sede ou numa filial (art. 1.172). Quando a lei não exige poderes especiais, ele pode praticar os atos necessários à função que recebeu (art. 1.173), e as limitações só valem contra terceiros se o instrumento estiver averbado na Junta ou se o terceiro as conhecia (art. 1.174).

Os poderes costumam vir de procuração da empresa, assinada pelo administrador, que pode nomear procuradores para atos especificados (art. 1.018). A procuração define o que o gerente assina sozinho, até que valor contrata, se movimenta a conta da unidade e a quem presta contas. Dar a ele o cargo de administrador da sociedade é outro caminho, tema de administrador não sócio.

Sim. Como a filial não é outra pessoa, as dívidas de qualquer unidade são da empresa, e o patrimônio inteiro dela responde por elas.

O STJ firmou isso em recurso repetitivo: valores em nome da filial podem ser penhorados por dívida tributária da matriz, porque o CNPJ próprio não separa o patrimônio (Tema 614, REsp 1.355.812/RS). Em 2023, a Primeira Seção acrescentou, num caso de certidão federal, que a pendência fiscal da matriz ou de outra filial impede a certidão negativa da filial (EAREsp 2.025.237/GO). Um débito numa unidade pode travar crédito e licitações de todas.

O aluguel, o empregado e o fornecedor da unidade cobram da empresa, e cada estabelecimento é domicílio dela para os atos nele praticados (art. 75, §1º). Para os sócios, nada muda: a limitação de responsabilidade é a mesma com uma ou dez unidades, com as exceções explicadas em sócio responde por dívidas da empresa.

Na filial, a unidade é parte da empresa; na nova sociedade, é outra pessoa jurídica, com patrimônio e sócios próprios.

A remessa de mercadoria para outro estabelecimento do mesmo titular não gera ICMS, e os créditos se mantêm, salvo se o contribuinte optar por tributá-la (art. 12, §§ 4º e 5º, da LC 87/1996). Entre duas sociedades, ainda que dos mesmos donos, a saída é tributada como qualquer operação entre empresas distintas.

No Simples, a sociedade que tem outra como sócia, ou que é sócia de outra, fica fora do regime, salvo exceções como a cooperativa de crédito (art. 3º, §§ 4º, I e VII, e 5º, da LC 123/2006). E, se as duas têm os mesmos sócios pessoas físicas, as receitas podem ser somadas para o limite (art. 3º, §4º, III a V).

A separação também não é blindagem: sociedades dos mesmos donos com gestão e operação integradas, e não só com os mesmos sócios, tendem a formar grupo, cujas empresas respondem juntas pelas dívidas trabalhistas (CLT, art. 2º, §§ 2º e 3º). Os critérios estão em grupo econômico.

Em regra, sim. Para a Receita Federal, estabelecimento é o local, edificado ou não, próprio ou de terceiros, onde a empresa exerce atividade, de forma temporária ou permanente, ou onde guarda mercadorias, e cada um precisa de inscrição no CNPJ (IN RFB 2.119/2022, arts. 4º e 5º).

O depósito fechado e o escritório administrativo são unidades auxiliares: não vendem, mas apoiam a operação, e também são filiais. O depósito costuma exigir inscrição estadual.

Não cria filial o lugar onde a empresa não exerce atividade própria: o escritório do representante comercial autônomo, que é estabelecimento dele, ou o endereço do comprador na venda pela internet para outros estados.

Quando alguém precisa participar só do resultado da unidade, quando ela pode ser vendida sozinha ou quando o risco dela não deve alcançar o resto.

O caso mais comum é o sócio local: o gerente ou um investidor da região quer ser sócio da unidade, e não da empresa toda. Mas quem recebe quotas vira sócio da empresa inteira, com voto em tudo e parte no resultado de todas as unidades. E o lucro por unidade esbarra em dois limites: nenhum sócio pode ser excluído dos lucros e das perdas (art. 1.008 do Código Civil), e só se distribui lucro que a empresa inteira apurou, porque o lucro fictício gera responsabilidade solidária de quem distribui e de quem recebe sabendo ou devendo saber (art. 1.009). A divisão fora da proporção das quotas está em distribuição desproporcional de lucros.

Para o gerente, uma remuneração variável ligada ao resultado da unidade pode bastar. Quando o objetivo é a participação, as saídas mais usadas são:

Se o parceiro é outra empresa, o desenho se aproxima de uma joint venture. Em clínicas, a escolha entre sócio na clínica inteira ou só na nova unidade está em partnership em clínica.

Para quem já sabe que precisa definir a estrutura das novas unidades antes de abri-las, o planejamento societário é o passo seguinte.